Protokolleksport

Generer møteprotokoll i flere formater

Hva er protokolleksport?

Protokolleksporten lager en ferdig møteprotokoll fra møtedataene dine — deltakerliste, saksliste, voteringsresultater — i et format du kan arkivere, dele eller bearbeide videre.

Eksporten kjører i bakgrunnen. Du kan lukke fanen og komme tilbake senere; protokollen dukker opp i historikklisten så snart den er klar.

Finn siden

Åpne sekretærvisningen, og klikk Protokoll i menyen til venstre. Siden Protokoll viser konfigurasjonsskjemaet og historikken over tidligere eksporter. Panelet ved siden av viser de ti nyeste eksportene.

Slik lager du en protokoll

1. Velg innhold

   Under Innhold velger du om deltakerlisten og eventuelle ikke-behandlede saker skal tas med. Deltakerlisten er på som standard. Ikke-behandlede saker er av som standard — slå den på hvis du vil dokumentere hva som ble stående igjen på agendaen.

2. Velg detaljnivå for voteringer

   Du kan velge mellom tre nivåer:

   • Sammendrag + sluttresultat (standard) — én tekstlinje per runde med utfallet, pluss det endelige resultatet.
   • Full — hver runde inkluderer full resultattabell med stemmetall og prosenter.
   • Kun sluttresultat — bare det endelige resultatet, uten rundevisning.

   Standardvalget passer de fleste årsmøter og generalforsamlinger.

3. Velg per-sak og per-runde detaljer

   Under Per sak bestemmer du om saksbeskrivelse, voteringsinnstillinger og sekretærkommentar skal inkluderes.

   Under Per voteringsrunde kan du også velge å ta med antall stemmeberettigede og navn på de som ikke stemte. Navnelister er av som standard — se Personvern.

4. Velg format(er)

   Du kan krysse av for ett eller flere formater samtidig:

   • Markdown — rask lesbar kopi, enkel å redigere videre
   • JSON — strukturert data for programmatisk bruk eller arkivering
   • CSV — én ZIP-fil med flere regneark (deltakere, saker, voteringer)
   • PDF — offisielt, utskriftsklart dokument
   • DOCX — redigerbart Word-dokument
5. Start eksport

   Klikk Start eksport. Statusen vises i historikklisten og oppdateres automatisk: Venter → Genererer → Klar.

Hvis eksporten feiler

Går noe galt under genereringen, får eksporten statusen Feilet i historikklisten. Under statusen vises Feilmelding med en lesbar beskrivelse av hva som gikk galt — du trenger ikke lete i loggene.

Ved siden av ligger knappen Prøv igjen. Klikk den for å starte eksporten på nytt med nøyaktig de samme innstillingene (formater og innholdsvalg) — du slipper å fylle ut skjemaet på nytt. Du får bekreftelsen «Eksport startet på nytt», og den nye eksporten dukker opp i listen med status Venter.

Feiler eksporten flere ganger på rad med samme feilmelding, er det som regel noe med selve møtedataene. Ta kontakt med support og oppgi feilmeldingen.

Innholdsvalg

Valg	Standard	Effekt
Deltakerliste	Ja	Tar med en tabell over deltakerne med rolle og oppmøte (til stede eller fraværende), og en oversikt over oppmøtet: antall til stede og fraværende, hvem som var fraværende (meldt forfall eller fra hvilket tidspunkt), og endringer underveis i møtet. Feilregistrerte deltakere er ikke med (JSON-eksporten tar dem med, merket som feilregistrert)
Ikke-behandlede saker	Nei	Lister opp saker som ikke ble fullført. Saker møtet gikk videre fra uten endelig avgjørelse, merkes «Ikke ferdigbehandlet»
Voteringsdetaljnivå	Sammendrag + sluttresultat	Hvor detaljert hver votering beskrives
Saksbeskrivelse	Ja	Inkluderer sakens rik-tekst-beskrivelse
Sekretærkommentar	Ja	Inkluderer sekretærens notater per sak
Voteringsinnstillinger	Kun ved avvik	Viser innstillinger som avviker fra standard (f.eks. kvalifisert flertall)
Antall stemmeberettigede	Ja	Viser hvor mange som kunne stemme i hver runde
Navn på ikke-stemmende	Nei (personvern)	Lister navn på de som ikke avga stemme

Formater

Format	Filtype	Når bruke
Markdown	.md	Rask lesing, videre redigering, utklippstavle
JSON	.json	Programmatisk bruk, langtidsarkivering
CSV	.zip (flere filer)	Regneark, analyse, import til andre systemer
PDF	.pdf	Offisielt dokument, arkivering, utskrift
DOCX	.docx	Redigerbart Word-dokument

En sak uten votering (orienteringssak) står med Tatt til orientering i Markdown, PDF og DOCX når den er fullført, men ikke en overskrift med undersaker. JSON har feltet no_vote. CSV-filene med voteringer har ingen rad for saken, som for andre saker uten avsluttet votering.

Hvis møtet fortsatt er aktivt når du starter eksporten, vil protokollen reflektere nåværende tilstand — ikke det endelige resultatet. For en komplett protokoll, avslutt møtet først.

Møtestatus og tidspunkter i protokollen

Forsiden (Markdown, PDF og DOCX) viser:

• Møtestatus da eksporten ble laget: Forberedelse, Aktivt eller Avsluttet
• Planlagt startdato og Planlagt sluttdato, hvis de er satt. Datoene er bare informasjon
• Møtet startet og Møtet avsluttet: når møtet faktisk ble startet og avsluttet, og av hvem. Dette er møtets formelle start og slutt. Er møtet gjenåpnet og ikke avsluttet igjen, står det ingen slutt
• tidspunktet eksporten ble laget

Alle tidspunkter er norsk tid. JSON-eksporten har i tillegg en aktivitetslogg med når møtet ble startet, avsluttet og gjenåpnet (med begrunnelsen), voteringene og endringer i oppmøtet. Den begynner med startet møtet, fordi alt fra forberedelsen slettes når møtet startes.

En eksport du lager mens møtet er under forberedelse, er en prøve. Den viser prøvestemmer og prøveresultater, og den slettes (med filene) når møtet startes.

Tidligere eksporter

Alle tidligere eksporter vises i historikklisten under konfigurasjonsskjemaet. Hver rad viser status-badge, tidspunkt og nedlastingslenker for hvert format som ble valgt. Du kan laste ned en tidligere protokoll på nytt uten å kjøre eksporten igjen. Eksporter slettes ikke automatisk, med ett unntak: eksporter som ble laget mens møtet var under forberedelse, slettes når møtet startes.

Feilede eksporter viser feilmeldingen og knappen Prøv igjen (se Hvis eksporten feiler).

Gjenåpnes møtet etter at det er avsluttet, merkes alle eksporter som ble laget før gjenåpningen, Erstattet, med tidspunktet for gjenåpningen. De viser ikke det som endres etterpå. Lag en ny protokoll når møtet er avsluttet igjen. Protokolleksport er tilgjengelig i alle møtestatuser, også når møtet er avsluttet.

Personvern

Navn på ikke-stemmende legger personopplysninger inn i protokollen. Vurder om dette er nødvendig, og om protokollen skal deles offentlig. Valget er av som standard.

Kolonnen Stemmerett i deltakerlisten (CSV og JSON) viser stemmeretten da eksporten ble laget, ikke i hver votering. Hvor mange som var stemmeberettiget i en votering, og hvem som ikke stemte, er låst da voteringen ble lukket.

Øvrige felt — deltakerliste, voteringsresultater og sekretærkommentar — inngår i protokollen fordi de er nødvendige for at protokollen skal være et troverdig møtereferat. Sett sekretærkommentarer og saksbeskrivelser med dette i bakhodet.

Lær mer

• Sekretærguide
• Konsepter